Θα αρχίσει να λειτουργεί την επόμενη μέρα από την ανάθεση του Συνεδρίου στο FORUM και θα απαρτίζεται από πολύγλωσσο έμπειρο προσωπικό που θα έχει στη διάθεσή του μηχανογραφικό εξοπλισμό με ειδικό πρόγραμμα διαχείρισης Συνεδρίων. Μερικές από τις υπηρεσίες της προσυνεδριακής γραμματείας αναφέρονται παρακάτω:

1) Αλληλογραφία (e-mail, fax) με τους προσκεκλημένους ομιλητές, με τους συνέδρους τους χορηγούς κλπ

2) Φροντίδα και προετοιμασία των εντύπων του συνεδρίου (επιστολόχαρτο, 1η, 2η ανακοίνωση, φόρμες εγγραφής, φόρμες κράτησης ξενοδοχείων, φόρμες abstract, αφίσα συνεδρίου, φάκελο συνεδρίου, έντυπο εκθετών, πρόγραμμα συνεδρίου, τόμος περιλήψεων εργασιών, κονκάρδων, διπλωμάτων συμμετοχής κλπ)

3) Επαφές και συμφωνίες για εκτυπώσεις, οπτικοακουστικά μέσα, διερμηνείς, ξενοδοχεία, κλείσιμο αιθουσών, εκθεσιακών χώρων και γενικά με όλους τους προμηθευτές του Συνεδρίου.

4) Δημιουργία από το ειδικό τμήμα μας, με την υπόδειξη της Οργ. Επιτροπής, των εντύπων (εικόνες, λογότυπο συνεδρίου, πλάνο συνεδριακού χώρου και χώρου εκθετών κλπ).

5) Ταχυδρόμηση και αποστολή με courier παντός τύπου επιστολών ή υλικού του συνεδρίου.

6) Ειδική διακόσμηση αιθουσών, εφόσον αυτό ζητηθεί από την Ο.Ε.

7) Προετοιμασία και αποστολής των ανακοινώσεων του Συνεδρίου

8) Ανάληψη πάσης φύσεως πληρωμών για λογαριασμό της Ο.Ε.

9) Εισπράξεις από συνέδρους και χορηγούς για λογαριασμό της Ο.Ε.

10) Επιλογή πρόσθετου προσωπικού για τη γραμματεία κατά τη διάρκεια του Συνεδρίου.

11) Φροντίδα και επιλογή για πρόσληψη ειδικών γραμματέων, που ίσως χρειαστούν ομάδες συνέδρων ή χορηγοί.

12) Περιοδική έκθεση για την πορεία και τον προϋπολογισμό.

13) Επαφές με χορηγούς, φορείς, ξένες εταιρείες για αναζήτηση παντός είδους χορηγιών.

14) Οργάνωση και παρακολούθηση του τμήματος προβολής του συνεδρίου

15) Προετοιμασία μηχανοργάνωσης Γραμματείας

16) Σήμανση χώρου

• Οποιο κόστος απορρέει από τις παραπάνω υπηρεσίες βαρύνουν την Ο.Ε.
• Το FORUM βαρύνουν μόνο οι αμοιβές που προκύπτουν από την παροχή των υπηρεσιών του.

ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ABSTRACTS (Περιγραφή Υπηρεσιών)

To FORUM αναλαμβάνει την φροντίδα της διαχείρισης των abstracts και των full papers, όπως αναλύεται παρακάτω:

1) Παραλαβή abstracts ή full papers

2) Επιβεβαίωση παραλαβής στον υπεύθυνο επικοινωνίας

3) Αρχειοθέτηση και καταχώρηση

4) Αλληλογραφία με τους υπεύθυνους των εργασιών

5) Αποστολή στην Ε.Ε.

6) Αποστολή grading sheet στους reviewers

7) Παραλαβή των αποτελεσμάτων και κοινοποίηση αυτών στους υπευθύνους των εργασιών

8) Ενημέρωση των υπευθύνων των εργασιών για την ημέρα και ώρα παρουσίασης της εργασίας καθώς επίσης και πληροφορίες σχετικά με τον χρόνο και οπτικοακουστικά μέσα που μπορεί να χρησιμοποιήσει.

9) Δημιουργία CD ROM με τα abstracts των εργασιών σε CD με θήκη (εξώφυλλο) το λογότυπο του συνεδρίου και την εικόνα της αφίσας, με εκτυπωμένη εσωτερική ετικέτα και στο πίσω μέρος θα αναγράφονται οι επιτροπές του συνεδρίου. Ο κάτοχος μπορεί να βρει στοιχεία με τις λέξεις κλειδιά. Οδηγίες εγκατάστασης και χρήσης θα περιλαμβάνονται στο πακέτο.

10) Καταχώρηση εργασιών σε ειδικό πρόγραμμα διαχείρισης των abstracts όπου μπορεί να γίνει αυτόματη εύρεση με:

i. τίτλο

ii. ονοματεπώνυμο συγγραφέων

iii. ίδρυμα προέλευσης

iv. χώρα/πόλη προέλευσης

v. διαχωρισμό oral/poster

ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΓΡΑΦΕΙΟΥ ΠΡΟΒΟΛΗΣ ΚΑΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ (Περιγραφή Υπηρεσιών)

1) Καταχωρήσεις στα περιοδικά που σχετίζονται με το αντικείμενο του συνεδρίου.

2) Καταχωρήσεις σε ελληνικά και διεθνή sites & search machines στο Internet από όπου θα μπορούν να ενημερώνονται τόσο οι Ελληνες όσο και οι ξένοι σύνεδροι μπαίνοντας στην ιστοσελίδα του συνεδρίου με links.

3) Αφισοκόλληση σε όλα τα νοσοκομεία, κέντρα υγείας, κλινικές κλπ της αφίσας του συνεδρίου.

4) Φροντίδα, σε συνεργασία με το τμήμα internet για δημιουργία ιστοσελίδας του συνεδρίου στο διαδίκτυο . Υπάρχει και δυνατότητα εφαρμογής flash (εάν ζητηθεί). Καταχώρηση στο site του FORUM (www.forumcongress.gr/όνομα που επιθυμεί η Ο.Ε. Στο site αυτό θα υπάρχει δυνατότητα on-line εγγραφής στο συνέδριο. Επίσης σε συνεργασία με Αμερικάνικη τράπεζα υπάρχει δυνατότητα on-line χρέωσης πιστωτικής κάρτας μέσω secure server εάν χρειαστεί.

5) Δελτία Τύπου

6) Συνέντευξη τύπου πριν από το συνέδριο

7) Αποδελτίωση καταχωρήσεων των εφημερίδων όλων των άρθρων σχετικά με το συνέδριο και παράδοση στην Ο.Ε. επιτροπή ειδικού τόμου με όλες τις αναφορές και άρθρα για το συνέδριο

8) Καθημερινή αποστολή δελτίων τύπου σε συνεργασία και συνεννόηση με την Ο.Ε. κατά τη διάρκεια του συνεδρίου.

9) Φωτογραφική κάλυψη και βιντεοσκόπηση, εφ’ όσον ζητηθεί από την Ο.Ε., ενώ θα υπάρχει δυνατότητα για επανέκδοση video με ομιλίες που θα σταλούν στους ομιλητές.

ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΚΑΤΑ ΤΗ ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ  (Περιγραφή υπηρεσιών)

Επανδρωμένη γραμματεία με έμπειρα άτομα, τα οποία θα φροντίζουν όλες τις ανάγκες που θα παρουσιάζονται κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης, ενδεικτικά αναφέρουμε:

1) Υποδοχή συνέδρων (check in)

2) Παράδοση υλικού του συνεδρίου

3) Πληροφορίες στους συνέδρους

4) Φροντίδα για την ομαλή διαμονή τους

5) Πληροφορίες για τους εκθέτες

6) Πληροφορίες προς τους προσκεκλημένους ομιλητές και τους παρουσιάζοντες εργασία

7) Παράδοση αναμνηστικών δώρων του συνεδρίου στους προσκεκλημένους ομιλητές

8) Συντονισμός των τεχνικών

9) Φροντίδα για κρατήσεις και γεύματα που επιθυμεί να παραθέσει η Ο.Ε.

10) Ανακοίνωση εγγραφών και στατιστικών στοιχείων του συνεδρίου κατά την τελετή λήξης αυτού, παρουσίασης πλήρους στατιστικής ανάλυσης του συνεδρίου μέσω υπολογιστή.

11) Παράδοση Πιστοποιητικών Παρακολούθησης.

Κατά τη διάρκεια της λειτουργίας της γραμματείας στο συνέδριο θα έχει στη διάθεσή της πλήρες σύστημα μηχανοργάνωσης και διαχείρισης συνεδρίων, ενώ υπάρχει δυνατότητα οι σύνεδροι να διαθέτουν ηλεκτρονικό badge, που μαζί με όλα τα άλλα δίνει τη δυνατότητα να υπολογιστούν credits παρακολούθησης (εάν η Ο.Ε. το θεωρεί απαραίτητο).

TOYΡΙΣΤΙΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ (Περιγραφή υπηρεσιών)

Το Τουριστικό τμήμα του FORUM (FOR-UP Travel), που χαίρει εκτίμησης πολλών πελατών, κυρίως φαρμακευτικών εταιρειών θα αναλάβει να φροντίσει:

1) Κλείσιμο αιθουσών και πληρωμές

2) Προ-κρατήσεις ξενοδοχείων και πληρωμές προκαταβολών

3) Ανεύρεση official carrier του συνεδρίου

4) Αεροπορικά εισιτήρια προσκεκλημένων

5) Ενοικιάσεις αυτοκινήτων για τις ανάγκες του Συνεδρίου

6) Μεταφορές από και προς τον συνεδριακό χώρο εάν ζητηθεί από την Ο.Ε.

7) Φροντίδα και επίβλεψη welcome reception, coffee breaks, γευμάτων και άλλων κοινωνικών εκδηλώσεων.

8) Taylor made pre- και post-congress tours, εφόσον αυτό ζητηθεί από την Ο.Ε. του Συνεδρίου

9) Επιλεγμένα κοινωνικά προγράμματα (συναυλίες, εκδηλώσεις κλπ) κατά τη διάρκεια του Συνεδρίου.

10) Air line desk κατά τη διάρκεια του συνεδρίου για εξυπηρέτηση των συνέδρων (κρατήσεις αεροπορικών εισιτηρίων, επιβεβαιώσεις πτήσεων κλπ)

11) Παροχή τουριστικών πληροφοριών στους συνέδρους.

12) Παρουσία και επίβλεψη των συνεδριακών χώρων καθ’ όλη τη διάρκεια του συνεδρίου.

13) Πληρωμή για λογαριασμό της Ο.Ε. όλως των εξόδων που προκύπτουν από τουριστικές υπηρεσίες.

14) Κρατήσεις δωματίων για τους συνέδρους

15) Παροχή συνοδών για τις κοινωνικές εκδηλώσεις (ξεναγήσεις, εκδρομές κλπ)

16) Παροχή επαγγελματιών ξεναγών

17) Προμήθεια προγραμμάτων του ΕΟΤ, τουριστικά φυλλάδια προς τους συνέδρους

18) Γραφείο υποδοχής των συνέδρων στο αεροδρόμιο

19) Φροντίδα μεταφοράς από και προς το αεροδρόμιο (εάν ζητηθεί)

20) Επιλογή χώρων, εκτός συνεδριακού χώρου, για κοινωνικές εκδηλώσεις (εναρκτήρια τελετή, gala dinner κλπ).